ИРИНА ЦЫПЛЕНКОВА

Организованное хранение документов

Если убирать в папки — забываю и не помню, даже если папка подписана «срочно» и лежит на видном месте — бывает, что и некогда заглянуть. В результате все разложено по поверхностям кресла, стола, табуреток и пола. Знакомо?

ИРИНА ЦЫПЛЕНКОВА

Организованное хранение документов

Если убирать в папки — забываю и не помню, даже если папка подписана «срочно» и лежит на видном месте — бывает, что и некогда заглянуть. В результате все разложено по поверхностям кресла, стола, табуреток и пола. Знакомо?

Невозможно придумать систему хранения документов, не зная процессов вашей работы, какие есть типы документов и сценарии их использования. Поэтому я просто скажу о двух аспектах, на которые стоит обратить внимание.

Отделите напоминания о делах от документов

Часто бумаги не только содержат информацию, но и напоминают о делах. В таком случае, первым делом нужно ввести анализ и сортировку входящих документов: на выброс, в архив, в текущее. Бумаги по текущим проектам лучше сразу положить к собратьям: в папку или файл, а дело сразу запланировать в календаре или блокноте.

Если бумаги станут просто бумагами, а не напоминаниями, будет гораздо проще и логичнее сразу убрать их по месту жительства, а не раскладывать по папкам «срочно» и на поверхностях.

Удобство финального хранения бумаг

Если сразу поместить документ на место сложно, и брать его оттуда потом будет не удобно, то, конечно же, захочется положить его в корзинку или оставить на столе, надеясь, что так он будет в доступе.

Удобство финального хранения бумаг

Если сразу поместить документ на место сложно, и брать его оттуда потом будет не удобно, то, конечно же, захочется положить его в корзинку или оставить на столе, надеясь, что так он будет в доступе.